Trade-show assistance: why professional support matters

Sejemski nastop je eden od najdražjih marketinških in prodajnih aktivnosti, ki se jih podjetja poslužujejo. Za mnoga podjetja je ključna priložnost, da se predstavijo, ustvarijo nove poslovne kontakte in okrepijo svoj ugled. Mnogokrat pa za posameznike izvrstna priložnost “pobega” iz delovnega okolja ter priložnost kolektivne alkoholiziranosti. Malo za šalo, ali pa tudi ne.

Vendar uspeh na sejmu zahteva več kot le lepo urejen razstavni prostor. Potrebna je natančna orkestracija aktivnosti pred sejmom, na sejmu in aktivnosti zalednih operacij v podjetju. Bolj je storitev ali izdelek nišen in specializiran, bolj je potrebno paziti na vse podrobnosti. V primeru velike konkurence ponudnikov sorodnih storitev na sejmu pa je ključnega pomena kako se diferencirati od konkurence. Tu poleg vse vizualne podobe sejemskega prostora odigra ključno vlogo kader in jasen protokol na sejemskem prostoru.

Za organizacijo poroke potrebujemo poročne planerje in vodje protokola, sejem pa kar sami?

Fenomen, da podjetja kljub velikim investicijam v sejemske nastope pogosto ne izkoristijo te naložbe v celoti, je povezan z odsotnostjo jasnih meril uspešnosti in nepoznavanju digitalnih orodij za dvig uspešnosti sejemskega nastopa. Medtem ko se pri performance marketingu uporabljajo natančne metrike, kot je ROAS (Return on Ad Spend), kjer se spremlja vsak evro investicije in njegov vpliv na prodajo, so sejemski nastopi pogosto obravnavani bolj ohlapno. Podjetja vlagajo v razstavni prostor, material in logistiko, vendar pa brez jasnega načrta, meril in analize uspešnosti pogosto ni mogoče oceniti, kako učinkovita je bila ta investicija. Pogosto je to posledica pomanjkanja časa posameznikov, ki so izgoreli že v procesu priprave sejemskega materiala in logistike. Posledično sta dva “postsejemska” odziva. Če je bil sejemski nastop neuspešen, se izkušnjo pomete pod preprogo. Če pa je podjetje dobilo en posel preko sejemskega nastopa sledijo zaključki v stilu, ” Investicijo smo pokrili.”

Podjetija relativno dobro opravijo higijenične aktivnosti vezano na sejemski nastop, kot so:

• Izbira primernega sejma
• Priprava materialov in razstavnega prostora
• Promocija pred sejmom
• Logistika in organizacija
• Načrt aktivnosti na sejmu

Večina pa izpusti sledeče aktivnosti: definiranje jasnih ciljev sejemskega nastopa, usposabljanje ekipe, analiza izvedbe in povratnih informacij po sejmu.

Ko, “Kdo naj gre na sejem?” kot subjektivna odločitev. Izkušnje kažejo, da na sejem vodstvo večinoma pošlje ljudi, ki so za njih kompetentni, karakterno kompatibilni ali tehnološke guruje, torej strokovno podkovane zaposlene na katerih sloni veliki del razvoja rešitev in storitev ali imajo za uspešen izdelek velike zasluge. Tu pa imamo še fenomen podjetij, ki na sejem (sploh v kako eksotično državo) pošlje ljudi kot nagrado. Ta nagrada pa ravno tem ljudem postane ogledalo o njihovi nekompetentnosti v procesu trženja, hkrati pa vir potencialno napačne percepcije posameznika stanja na trgu. Ta percepcija lahko posledično vpliva na poslovne odločitve, ki niso botrovane na realnem stanju trga in kupcev.

Kdo naj gre na sejem? Sejem je prodajna aktivnost! Skladno s tem dejstvom je potrebno tudi postopati. Predstavljajte si, da v podjetje privabite potencialne kupce z edinstveno priložnostjo jim pokazati vaše edinstvene izdelke in storitve. Koga boste posedli z nimi v sejno sobo, kdo bo vodil nit razprave, kakšna bo kronologija razprave, kakšen bo cilj…itd In koga ne boste nikoli na prvem sestanku s kupcem posedli v sejno sobo? Vse jasno. To večina podjetij odigra perfektno. Enako, kolikor je to le mogoče mora biti na sejmu. Vendar tu so še drugi človeški faktorji v igri.

Kako to na sejmu izvajati? Zakaj najeti sejemskega koordinatorja? Po izkušnjah se dinamika odnosov v podjetju preslika v dinamiko na sejmu, kjer se pa v veliki meri improvizira zaradi časovnih omejitev. Tu pridejo do izraza vsi človeški faktorji navideznih hirarhij, ki lahko učinkovitost sejemska nastopa povsem znižajo. Še posebej, če ni prisotnosti “glavnega šefa” kot avtoritete. Tu se je izkazalo, da sejemska asistenca s strani zunanjega strokovnjaka pripomore k višji učinkovitosti in uspešnosti. Te aktivnosti in vključevanje sejemskega koordinatorja morajo seveda biti pred sejmom v podjetju predstavljene, kjer je dosežen konsenz vseh, ki bodo na sejmu prisotni.

Kaj je naloga in vloga “sejemskega koordinatorja”? Sejemski koordinator je oseba, ki nenehno skrbi, da aktivnosti na sejmu in v matici podjetja potekajo skladno z dogovorom in planom. Je oseba, ki je nadrejena vsem, ki so prisotni na razstavnem prostoru podjetja, neglede na pozicijo v podjetju in mikro-koordinira vse aktivnosti. Tudi aktivnosti z zunanjimi izvajalci kot so denimo Red Bumerang , ki so kot del predsejemskih aktivnosti izvajali ciljne kampanije za izvajanje 1 na 1 sestankov na sejmu. Njegove kompetence morajo biti na ravni Senior prodajnika in njegova ključna naloga je zagotoviti prodajno učinkovitost sejemskega nastopa. Najustreznejši profil “sejemskega koordinatorja” je : prodajno izkušena oseba 40+ , izkušnje na mednarodnih sejmih, dobro poznavanje prodajnih orodij, dobro poznavanje digitalnih metodologij

Pomen izkušenega kadra na sejmu Izkušen kader na sejmu prinaša številne prednosti. Starejši, zrelejši prodajni predstavniki s svojim znanjem in izkušnjami znajo učinkovito komunicirati s potencialnimi strankami in vzbuditi njihovo zaupanje. Sposobnost pravilnega ocenjevanja potreb strank, izkušenost pri reševanju izzivov v realnem času in samozavesten nastop so le nekatere od lastnosti, ki jih taki predstavniki prinašajo. Zrelejši prodajnik lahko hitro oceni, ali je potencialna stranka vredna nadaljnje pozornosti ali ne, s čimer prihrani čas in energijo podjetju.

Zakaj investirati v zrelega prodajnika, zakaj najeti prodajnika? Investicija v zrelega prodajnika se hitro povrne zaradi njihovega strateškega pristopa k pogovorom in pogajanj. Takšni kadri imajo za sabo leta izkušenj in znajo bolje usmeriti sejemske aktivnosti v pridobivanje kakovostnih poslovnih stikov. Poleg tega imajo bolj razvite socialne veščine, s katerimi gradijo dolgoročne odnose, kar je bistveno za uspeh na poslovnih dogodkih. S svojim nastopom ustvarjajo vtis resnosti in profesionalnosti, kar daje podjetju prednost pred konkurenco.

Orkestracija med sejmom in podjetjem Uspešno sodelovanje na sejmu zahteva dobro povezavo med sejemsko ekipo in matičnim podjetjem. Ko se na sejmu odprejo nova poslovna vrata, mora podjetje hitro reagirati in se prilagoditi zahtevam potencialnih kupcev. Profesionalna asistenca poskrbi, da je komunikacija med sejemom in podjetjem brezhibna, kar omogoča hitre odločitve in prilagoditve ponudbe. Tako podjetje ne izgubi priložnosti zaradi zapletov pri notranji koordinaciji.

Zaključek Izkušnje in zrelost so ključne za uspeh na sejmih. Profesionalna asistenca ne le, da omogoči boljše rezultate, ampak tudi pripomore k boljši organiziranosti, zaupanju strank in dolgoročnim poslovnim uspehom. Investicija v kakovostno ekipo na sejmih se vedno povrne, saj zagotavlja strateško usmerjeno delovanje, ki gradi temelje za uspešen prodajni proces.